Seurojen vuosikokousten järjestäminen poikkeusaikana

28.01.2021

Tässä lyhyt informaatiopaketti vuosikokousten järjestämisestä epidemian aikana. Lisäkysymykset ja pohdinnat voi esittää toiminnanjohtajille. Lisätietoa löytyy mm. prh:n sivuilta.

Eduskunta on hyväksynyt väliaikaisen sääntelyn, jotta mm. yhdistysten kokoukset voidaan järjestää Covid-19 epidemian leviämisen rajoittamiseksi annetuista kokoontumisrajoituksista huolimatta. Alunperin poikkeamislaki oli voimassa ajalla 1.5.-30.9.2020. Väliaikaisen lain voimassaoloa on jatkettu 30.6.2021 asti (laki väliaikaisesta poikkeamisesta osakeyhtiölaista, osuuskuntalaista, yhdistyslaista ja eräistä muista yhteisölaeista covid-19-epidemian leviämisen rajoittamiseksi; 677/2020). Lakia sovelletaan sellaiseen kokoukseen, johon kutsu on toimitettu tämän lain mukaisena ja joka pidetään tämän lain voimassa ollessa. Väliaikaisen lain mukaisesti yhdistykset voivat sallia etäosallistumisen ja asiamiehen käytön vuosikokouksissaan kesäkuun 2021 loppuun asti, vaikka sitä ei ole sallittu yhteisön säännöissä. Yhdistyksen hallitus voi myös väliaikaisen lain nojalla edellyttää ennakkoilmoittautumista kokouksiin. Ilmoittautumisen määräpäivä on enintään 2 viikkoa ennen kokousta. Väliaikaisessa laissa ei kuitenkaan sallita kokousten lykkäämistä yli yhteisölakiin tai yhteisön sääntöihin perustuvan määräajan yli.

Jos kokouksen kutsumiselle tai järjestämiselle on este, yhdistyksen hallitus saa odottaa sen poistumista. Tämän jälkeen kokous kuitenkin tulisi pitää heti kun se voidaan jäsenten yhdenvertaisuuden toteuttavalla tavalla tehdä.

Jos etäkokous ei ole vaihtoehto, esimerkiksi puutteellisten digitaitojen takia, niin yksi vaihtoehto on pitää kokous alle 10 henkilön kokouksena koronavälit huomioiden. Tällöin kerättään valtakirjoja runsaasti kokoukseen osallistuville. Poikkeamislain nojalla yhdistyksen hallitus voi sallia, että asiamies voi edustaa yhtä tai useampaa jäsentä valtakirjalla yhdistyksen kokouksessa (joko paikan päällä tai digitaalisesti). Tästä on oltava maininta kokouskutsussa. 

Mikäli tapahtuma on tarpeen järjestää, sen toteutuksessa on syytä huomioida rajoitetoimenpiteiden tarkoitus ja pyrkiä järjestelyissä turvaamaan osallistujia esimerkiksi:

• huolehtimalla tilajärjestelyin riittävästä fyysisestä väljyydestä
• harkitsemalla mahdollisuuksia etäosallistumiseen
• huolehtimalla tilaisuudessa hygieniaan liittyvistä järjestelyistä ja ohjeista.

Aluehallintovirasto korostaa, että jokaisen toimijan on tärkeää huomioida toiminnassaan yleiset ohjeet hygienia- ja muista järjestelyistä, joilla viruksen leviämistä estetään, vaikka toiminta tai tapahtuma ei kuuluisikaan aluehallintovirastojen määräämien kokoontumisrajoitusten piiriin.

Lisäksi poikkeustilan nojalla voi tilinpäätöksen allekirjoittaa ilman kokousta. Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös ja toimintakertomus hyväksytään päiväämällä ja allekirjoittamalla. Allekirjoittajina ovat ne, joiden vastuulla tilinpäätöksen laadinta on eli yhdistyksessä hallitus. Hallituksen osalta riittää tällöin, että ainakin päätösvaltainen osuus hallituksen jäsenistä allekirjoittaa tilinpäätöksen. Kirjanpitolautakunta on täsmentänyt, että hyväksyntää varten ei ole välttämätöntä järjestää hallituksen kokousta, vaan allekirjoittaminen voidaan järjestää myös muuten. Yhdistyslain mukaan hallituksen hyväksymä ja tarkastettu tilinpäätös vahvistetaan yhdistyksen kokouksessa.

Tässä vielä yhteenveto etäkokouksen järjestämisestä:

Sääntömääräisen kokouksen pitäminen etäkokouksena.

• Etäosallistuminen on aina vaihtoehtoinen, ei ainoa osallistumistapa.
• Yhdistyksen kokouksella on oltava virallisesti aika ja paikka, johon jäsenet voivat tulla päätösvaltaa käyttämään. Käytännössä paikan päällä voivat olla esimerkiksi puheenjohtaja ja sihteeri. Annetaan periaatteessa mahdollisuus osallistumiseen paikan päällä mutta käytännössä sovitaan, että toteutetaan etänä turvallisuuteen vedoten.
• Poikkeamislain nojalla yhdistyksen hallitus voi sallia etäosallistumisen, vaikkei sitä olisi erikseen yhdistyksen säännöissä mainittu. Vaihtoehtoinen osallistuminen vaikka postitse, tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen välityksellä. Ei tarvitse olla tätä varten hyväksyttyä äänestys- ja vaalijärjestystä yhdistyksen säännöissä. 
• Hallitus voi päättää, että etäkokoukseen osallistumisen edellytyksenä on ilmoittautuminen yhdistyksen kokoukseen viimeistään tiettynä päivänä, joka voi olla aikaisintaan viikkoa ennen kokousta. Tällöin kokouskutsuaika lasketaan viimeisestä ilmoittautumispäivästä.

Yksimielinen päätöksenteko ilman kokousta 

• Jäsenet voivat yksimielisinä päättää yhdistyksen kokoukselle kuuluvasta asiasta ilman kokousta. Päätös on tehtävä kirjallisesti, päivättävä ja kunkin yhdistyksen jäsenen on allekirjoitettava se. Kirjalliseen päätökseen sovelletaan muuten, mitä yhdistyksen kokouksen pöytäkirjasta säädetään. 
• Voidaan toteuttaa, vaikka sähköpostilla tai postitse. Vaatii kaikkien jäsenten myötävaikutusta. Päätös voidaan myös allekirjoittaa myöhemmin.

Etäkokousten osalta huomioitavaa:

• Pitäisi pystyä järjestämään tasavertainen mahdollisuus toteuttaa jäsenoikeuksia myös etäkokouksessa. Tästä syystä etäosallistuminen vain vaihtoehtoinen osallistumistapa.
• Osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus on voitava selvittää tavallisessa yhdistyksen kokouksessa noudatettaviin menettelyihin verrattavalla tavalla. 
• Äänestyksiin on syytä varautua etukäteen. Vaalisalaisuuden takia voi olla toistaiseksi varminta lykätä henkilövalinnat myöhemmäksi. 
• Jäseninä voi olla henkilöitä, joilla on haasteita digilaitteiden käyttöön liittyen. Avustajalle ei ole mitään estettä (digiavustaja).
• Poikkeamislain nojalla yhdistyksen hallitus voi sallia, että asiamies voi edustaa yhtä tai useampaa jäsentä valtakirjalla yhdistyksen kokouksessa (joko paikan päällä tai digitaalisesti). Tästä on oltava maininta kokouskutsussa. 
• Poikkeamislain mahdollistamat etäyhteys- ja asiamiesjärjestelyt valtakirjalla ovat voimassa kesäkuun 2021 loppuun asti. Tämän jälkeen pidettävissä kokouksissa etäyhteysjärjestelyt ovat mahdollisia vain, jos yhdistyksen säännöt ne sallivat.

Lisätietoja:

Aapo Räntilä
Suur-Helsingin ja Uudenmaan piirin toiminnanjohtaja
Puh. (+358) 45 634 1090
aapo.rantila@tul.fi
Valimotie 10, 5. krs
00380 Helsinki